Données relatives aux collaborateurs

La présente Charte doit être lue attentivement afin de vous permettre de disposer des informations sur la nature des Données Personnelles que KLÉPIERRE détient sur ses salariés et sur les candidats à un poste au sein du Groupe KLÉPIERRE, et la façon dont elle les utilise.

« Données Personnelles » (ci-après les « DP ») s’entend comme toute information collectée et enregistrée dans un format qui permet de vous identifier personnellement, soit directement (ex : votre nom), soit indirectement (ex: numéro de téléphone) en qualité de personne physique. En acceptant de postuler chez KLÉPIERRE, ou en acceptant les dispositions de votre contrat de travail avec KLÉPIERRE, vous acceptez expressément la présente Charte.

Vous reconnaissez et acceptez que la présente Charte ne vous concède aucun autre droit supplémentaire que ceux prévus par la loi locale.

Vous trouverez ci-après les Principes de Protection des Données Klépierre qui s’appliquent à l’ensemble du Groupe KLÉPIERRE.

• Licéité, Loyauté et Transparence : Lors de la collecte et du traitement de vos DP, KLÉPIERRE vous informera de la finalité du traitement, des destinataires des données, des transferts éventuels, de la durée de conservation de vos données et de vos droits.

• Légitimité : Les DP sont uniquement collectées et traitées aux fins qui sont décrites dans la présente Charte. Aucun traitement ultérieur incompatible avec les finalités explicitées ne sera mis en œuvre

• Minimisation, pertinence et exactitude : Seules les DP nécessaires au traitement sont collectées. KLÉPIERRE prendra toutes les mesures raisonnables pour tenir à jour les DP et pour que les DP inexactes soient effacées ou rectifiées.

• Conservation : Nous conserverons vos DP pendant la période nécessaire aux fins du traitement des données, conformément aux dispositions de la présente Charte et aux exigences prévues par la loi locale.

• Accès et rectification : Vous avez la possibilité d’accéder, de modifier, de corriger ou de supprimer vos DP. Les coordonnées du service à contacter sont indiquées ci-dessous.

• Confidentialité et sécurité : Nous mettrons en place des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos DP contre l’altération ou la perte accidentelle ou illicite ou l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé(e).

• Partage et transfert internationaux : Nous pouvons partager vos DP au sein du Groupe KLÉPIERRE ou avec des tiers (tels que les partenaires commerciaux et les prestataires de services) aux fins exposées dans la présente Charte. Nous prendrons des mesures appropriées pour garantir la sécurité du partage et du transfert.

Pour toutes questions concernant ces Principes de Protection des Données de Klépierre, veuillez contacter le service dont les coordonnées figurent ci-dessous.

La présente Charte s’applique à : Tous les salariés qui travaillent pour une entité du Groupe KLÉPIERRE, soit :

• un salarié du Groupe KLÉPIERRE, d’une filiale ou d’une autre entité contrôlée par KLÉPIERRE ;

• ou toute personne engagée (directement ou indirectement) pour réaliser une mission pour KLÉPIERRE, y compris les intérimaires, stagiaires ou membres du personnel d’un prestataire, et salariés d’entités (copropriété, AFUL…) dans la mesure où leurs données sont traitées par KLÉPIERRE.

et aux candidats à un poste au sein d’une entité du Groupe. ci-après, dénommés, « vous » .

Dans la mesure où la loi locale le permet, nous collectons, traitons et conservons des DP vous concernant, ainsi que des DP concernant votre famille et vos parents, telles que :

Dans le cadre du processus de recrutement :

CV, nom de naissance, nom d’épouse, prénom, sexe, date de naissance, coordonnées (adresse personnelle, adresse électronique, numéro de téléphone personne), diplômes et certificats de formation, langues étrangères parlées, curriculum vitae (détaillant votre expérience professionnelle et le cas échéant, la formation continue), lettre de motivation, situation de handicap, test de profil psychologique

Dans le cadre de la gestion des ressources humaines :

Données d’identification : nom de naissance, nom d’époux (-se), prénom, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, coordonnées (adresse, numéro de téléphone personnel, adresse électronique et nom et numéro de téléphone de la personne à contacter en cas d’urgence), copie d’une pièce d’identité, copie de l’attestation de sécurité sociale, numéro de passeport (pour les salariés effectuant des déplacements à l’international), numéro de permis de conduire (si cette information est pertinente dans le cadre du poste), photos, données bancaires ;

Données sociales : numéro de permis de travail, numéro de sécurité sociale et, le cas échéant, taux d’invalidité ;

Situation familiale : état civil, nom, prénom et date de naissance de votre époux (-se) ou partenaire, nom, prénom et date de naissance des enfants, informations en matière d’assurance, de retraite et de bénéficiaire en matière de prévoyance; Transport /Déplacements professionnels: toute information relative au moyen de transport utilisé par un salarié, aux fins de remboursement des frais de déplacement ou d’organisation de ses déplacements professionnels (préférences, localisation, etc.). Ex : carte de transport, frais engendrés par l’utilisation d’un véhicule, etc. ;

Copie du permis de conduire et attestation annuelle sur l’honneur de validité du permis de conduire (pour les salariés bénéficiant d’un véhicule de fonction ou de service).

Formation : temps de formation et nombre de connexions aux outils de formation en ligne,

Formation et carrière : diplômes et certificats de formation, langues étrangères parlées, curriculum vitae (détaillant votre expérience professionnelle et le cas échéant, la formation continue), situation en termes de mobilité et gestion du plan de carrière, suivi de l’évaluation annuelle des performances, test de profil psychologique;

Vie professionnelle : contrat à durée déterminée, contrat à durée indéterminée, emploi à temps partiel ou à temps plein, date d’embauche, date de résiliation du contrat, Direction, département, service, voie hiérarchique, numéro d’identification du salarié, intitulé du poste, informations sur le poste, numéro de téléphone et adresse électronique, description du poste, horaires de travail, absence (notamment, congés maladie, congés ou absences spéciaux, congés maternité, congés parentaux), congés payés (le cas échéant) et RTT, justificatifs pour absences autorisées (acte de décès, mariage, facture pour déménagement, certificat médical pour enfants malade, feuille d’arrêt de travail), certificats de scolarité, mandat de représentant du personnel (en tant que membre du comité social et économique ou d’un syndicat) …

Situation économique et financière : déductions fiscales et retenues à la source, niveau de salaire, suivi du salaire et autres éléments de rémunération, plan de stock-options, plan d’options d’achat, paiements afférents, cotisations à la caisse de retraite, coordonnées bancaires, avis à tiers détenteur ; Toute DP que Klépierre doit collecter afin de respecter ses obligations d’employeur en vertu du droit local (ex : adhésion à un syndicat, taux d’invalidité, etc.) ;

Votre utilisation du système d’information de Klépierre : les conditions dans lesquelles vos DP sont collectées et traitées dans le cadre de votre utilisation du Système d’Information de KLÉPIERRE sont exposées dans la Charte d’Utilisation des Moyens Informatiques du Groupe KLÉPIERRE, remise à votre arrivée chez KLÉPIERRE, et dans certains pays intégrée à votre contrat de travail ou au règlement intérieur de votre société ; Données en matière de vidéo surveillance et de contrôle des badges : KLÉPIERRE met en place des systèmes de vidéo surveillance dans ses locaux et des dispositifs de contrôle d’accès qui permettent de collecter et de traiter des DP vous concernant, telles que des enregistrements vidéo, des informations sur les accès et des informations sur l’heure de collecte ; Dispositif d’alerte professionnelle : dans le cadre de ses obligations légales, KLÉPIERRE a mis en place un dispositif d’alerte professionnelle permettant aux salariés de reporter des comportements non conformes à l’éthique ou inappropriés. Le cas échéant, la nature des DP collectées et les conditions du traitement sont exposées dans une note d’information spécifique, qui vous est remise lors de votre entrée dans le Groupe KLÉPIERRE, intégrée à votre contrat de travail ou dans certains pays, au règlement intérieur de votre société ;

Vos préférences personnelles (interdits alimentaires, hobbies, etc.), traitées principalement dans le cadre de l’organisation d’évènements de team building Toutes autres DP supplémentaires dont nous avons besoin pour gérer la relation de travail ou que vous nous avez communiquées lorsque vous avez déposé une candidature à un poste au sein de KLÉPIERRE (ex : curriculum vitae ou lettre de motivation, rapport d’évaluation de cabinets de recrutement externes ainsi que des anciens responsables).

Nous pouvons être amenés à collecter et à traiter des catégories particulières de Données Personnelles vous concernant. Nous pouvons traiter de telles données si et dans la stricte mesure où ce traitement est nécessaire à l’exécution du contrat de travail, ou dans le cadre de réclamations en justice ou lorsque nous y sommes contraints afin de nous conformer à nos obligations légales ou règlementaires.

Extraits de casier judiciaire : si nécessaire dans le cadre du poste occupé par le salarié au sein de KLÉPIERRE;

Le dispositif d’alerte professionnelle en place dans le groupe peut également révéler des manquements ou infractions que vous auriez commises.

Des données concernant votre santé, lorsque le traitement est nécessaire aux fins de l’exécution de nos obligations en matière de droit du travail, de la sécurité sociale ou de la protection sociale dans la mesure où ce traitement est autorisé par la loi applicable ou lorsque le traitement est nécessaire aux fins de la médecine préventive, de la médecine du travail ou de l’appréciation de l’aptitude du salarié à son poste de travail ;

Le cas échéant, des données révélant votre orientation sexuelle (le traitement de données relatives à votre composition familiale pourrait révéler incidemment votre orientation sexuelle (par exemple si vous nous communiquez le nom et le sexe de votre partenaire).

Le cas échéant, des données révélant vos convictions religieuses (le traitement des données relatives à vos habitudes alimentaires pourrait révéler incidemment vos convictions religieuses)

Vos DP peuvent être collectées par différents moyens, y compris, notamment :

Recrutement :

• les sites web de recrutement en ligne de KLÉPIERRE ;
• tous autres moyens de recrutement, y compris les cabinets de recrutement externes, les entretiens d’embauche, les contacts avec les anciens employeurs.

Embauche et relations de travail : toute information collectée via :

• les entretiens avec le service des Ressources Humaines et les formulaires de collecte papier ou électroniques ;
• les évaluations ;
• la modification des données d’identification ;
• les justificatifs liés aux frais de transport ;
• les informations liées aux avantages sociaux, aux régimes de santé, de prévoyance, de retraite….

Mobilité interne et à l’international chez Klépierre :

• les réseaux locaux des Ressources Humaines de KLÉPIERRE.

Mesures de sécurité :

• les enregistrements vidéo à partir des systèmes de vidéo surveillance (le cas échéant) installés dans les locaux de KLÉPIERRE ou aux abords des bureaux de direction de centre, dans les centres commerciaux dont KLEPIERRE assure la gestion;
• informations sur l’heure de la collecte grâce aux dispositifs de contrôle des badges pour le contrôle des accès (le cas échéant) ;
• à partir d’autres dispositifs de sécurité.

Fourniture d’informations par des prestataires de services tiers :

• les prestataires de services de recrutement ;
• les sociétés gérant l’épargne salariale de KLÉPIERRE, les plans de stock-options, d’actions de performance gratuites…. Utilisation des Systèmes d’information de Klépierre : pour plus d’information, veuillez-vous reporter à la Charte d’Utilisation des Moyens Informatiques du Groupe.

Nous sommes susceptibles de recueillir vos données à caractère personnel :

• Directement auprès de vous, par exemple par le processus de candidature et d’embauche (en ligne ou en personne) ;
• Au cours de vos activités dans le cadre de votre emploi, par exemple votre évaluation ou vos interactions avec d’autres employés, entrepreneurs, clients ou autres personnes ; et
• De la part de tiers, dans la mesure autorisée par la loi applicable. Ces tiers peuvent inclure des anciens employeurs ou d’autres employés (par exemple pour sourcer des talents en interne).

Vos DP sont collectées, traitées et conservées par KLÉPIERRE, y compris, notamment, aux fins suivantes :

Dans le cadre du processus de recrutement :

• Les traitements ont pour finalité l’étude des candidatures reçues, la conduite du processus de sélection, la constitution d’une cvthèque, le partage des informations relatives à des talents identifiés au sein du Groupe KLÉPIERRE
• Les DP des candidats sont collectées soit directement soit indirectement pour nous permettre d’évaluer l’aptitude du candidat à l’exécution de sa mission (ex : vérification de ses références et qualifications).

Dans le cadre de la gestion des ressources humaines :

Pour respecter le droit local applicable : par exemple, pour la gestion :

• des obligations en termes de congés maternité ;
• de l’organisation des élections professionnelles ;
• des obligations en termes de diversité ;
• des horaires de travail ;
• des congés maladie ;
• de la paie : salaires et avantages dus en vertu de votre contrat de travail, augmentation annuelle et tout autre ajustement du salaire, versement des primes annuelles et gestion des retraites ; retenues en matière d’impôts sur le revenu et cotisations sociales.

**A des fins de mobilité à l’étranger : **

• Pour gérer la mobilité des salariés au sein du Groupe KLÉPIERRE.

**Pour fournir des services aux salariés : **

• Avantages salariés (ex : tickets repas…)
• Gestion administrative des plans de stock-options (le cas échéant) ; attributions gratuites d’actions…

Gestion des performances et des talents :

• Pour faciliter la gestion des performances et le développement de carrière des salariés, notamment dans le cadre des évaluations annuelles des performances, de la revue annuelle des salaires et, le cas échéant, des sanctions disciplinaires conformément au droit local.

Sécurité et contrôle : pour la gestion de :

• l’accès aux locaux (contrôle des badges) ;
• l’accès aux Système d’Information de KLÉPIERRE ;
• la sécurité : enregistrements par vidéo surveillance (le cas échéant).

Gestion générale :

• Planification et budget ;
• Effectifs ;
• Gestion des annuaires ;
• Organigrammes ;
• Gestion des dossiers des salariés ;
• Rapport financier ;
• Restructurations, réorganisations, acquisitions et scissions.

Gestion des ressources :

• Pour la répartition et l’entretien des ressources. Ex : gestion des droits d’accès des salariés aux locaux, au système informatique et à la base de données.

**Formation : **

• Pour l’organisation des sessions de formation des salariés (ex : via Klépierre University).

Création de documentation :

• Pour les rapports annuels qui peuvent comprendre les DP de certaines catégories de salariés, ou des supports de communication interne et externe (qui peuvent contenir des photographies ou des vidéos représentant des collaborateurs).

Divulgation aux autorités :

• Lorsque les autorités judiciaires et/ou les forces de police le demandent dans le cadre d’une enquête judiciaire ;
• Sous réserve des dispositions légales locales, lorsque KLÉPIERRE peut utiliser vos DP pour protéger ses droits ou étayer toute réclamation, défense ou déclaration dans une affaire ou devant les autorités juridictionnelles et/ou administratives, un tribunal arbitral ou un médiateur, dans le cadre d’actions / d’enquêtes disciplinaires ou d’un audit ou d’une investigation interne ou externe.

Nous sommes autorisés à utiliser vos données à caractère personnel selon les modalités ci-dessus dès lors que :

• cela est nécessaire afin d’exécuter nos obligations et d’exercer nos droits en lien avec le contrat de travail qui nous lie ;

• elles nous sont nécessaire à l’exécution de nos obligations dans le cadre de la médecine du travail et afin de prendre des décisions concernant votre aptitude au travail ;

• nous avons des obligations légales et règlementaires dont nous devons nous acquitter ;

• elles peuvent nous être nécessaires pour établir, exercer ou défendre nos droits ou dans le cadre de procédures juridiques ; ou

• l’utilisation de vos données à caractère personnel telles que décrites peuvent être traitées sur la base de notre intérêt légitime (ou des intérêts légitimes d’une ou de plusieurs sociétés du Groupe KLÉPIERRE), tels que :

  • nous permettre d’administrer et de gérer nos activités opérationnelles de manière effective et efficace;
  • Assurer une approche cohérente de la gestion de nos employés et des employés de nos sociétés affiliées dans le monde ;
  • Maintenir la conformité aux politiques et procédures internes ; ou
  • Etre en mesure de vous contacter ou de contacter votre famille en cas d’urgence.

KLÉPIERRE peut partager vos DP avec des destinataires externes ou internes de la façon suivante :

Le Groupe KLÉPIERRE : Nous pouvons partager vos DP uniquement si cela est pertinent, avec les membres du personnel Klépierre autorisés ayant besoin d’y avoir accès dans le cadre de leur mission au sein de KLÉPIERREE, aux fins décrites ci-dessus :

– vos responsables et supérieurs hiérarchiques, les Responsables des Ressources Humaines, le personnel des Directions Informatique et Juridique, les commissaires aux comptes et les responsables de la comptabilité, les responsables concernés des autres entités du Groupe KLÉPIERRE pour des catégories de données spécifiques stockées sur des bases de données Groupe, ou dans le cadre d’une procédure précontentieuse ou d’un litige ;

Les prestataires de services externes : Nous pouvons partager vos DP, le cas échéant, avec des prestataires tiers, tels que :

– les gestionnaires de la paie, les prestataires et gestionnaires en matière d’avantages, les fournisseurs de systèmes informatiques, les institutions financières, les organismes de gestion des retraites, les compagnies d’assurances (y compris santé et prévoyance), les consultants et conseils professionnels ;

– les agences pour l’emploi ou les cabinets de recrutement, les sociétés d’intérim et services de placement ;

– d’autres distributeurs et fournisseurs de biens ou services tels que les agences de voyages, les loueurs de véhicules de fonctions;

– tous autres prestataires de services impliqués dans la prestation de services aux salariés.

Les autorités locales – enquêtes internes : nous pouvons partager des informations avec les autorités locales conformément aux règlements applicables, ou dans le cadre d’une enquête interne au sein du Groupe KLEPIERRE :

• Les autorités fiscales, les services de sécurité sociale, les autorités judicaires, les services de l’emploi ou autres autorités;
• Les experts-comptables indépendants, les représentants autorisés des fonctions d’audit interne, tels que les commissaires aux comptes ou avocats, les responsables de la sécurité de l’entreprise et les cabinets d’avocats ;
• Vos DP peuvent être partagées dans le cadre d’audits et d’investigations internes ou externes, suite à une demande des services de police, des autorités administratives ou judiciaires ou lorsque la loi applicable, une décision de justice ou un règlement le demande.
• KLEPIERRE se réserve le droit de divulguer vos DP aux autorités publiques dans le cadre de demandes officielles, à des fins de sécurité nationale ou lorsque la loi le requiert.

Les investisseurs :

– Vos DP peuvent être divulguées dans le cadre d’une restructuration, d’une vente ou d’une cession d’actifs, d’une fusion ou autres changements de contrôle ou de situation de KLÉPIERRE (ou ses filiales), à des investisseurs potentiels ainsi qu’à leurs commissaires aux comptes et conseils juridiques.

**Les prestataires dans le cadre de propositions commerciales. ** KLÉPIERRE partagera vos DP uniquement si cela est nécessaire aux fins susmentionnées. KLÉPIERRE demande aux destinataires de préserver la confidentialité de vos DP et de ne les utiliser que dans le cadre de la mission qu’ils réalisent pour KLÉPIERRE.

Aux fins exposées à l’Article 7 de la présente Charte, nous pouvons transférer vos DP à des destinataires, internes au groupe ou tiers au groupe, qui peuvent être situés dans des pays offrant des niveaux de protection de DP différents.

Par conséquent, outre la mise en place de la présente Charte, KLÉPIERRE met en œuvre des mesures appropriées, y compris des clauses contractuelles, afin de sécuriser le transfert de vos DP vers une entité KLÉPIERRE ou un destinataire externe situé(e) dans un pays proposant un niveau de protection différent de celui proposé dans le pays dans lequel les DP sont collectées.

KLÉPIERRE prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément aux dispositions légales applicables, pour protéger vos DP contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte ou l’altération accidentelle, ou encore la divulgation ou l’accès non autorisé(e). A cet effet, des mesures techniques (telles que des pare-feux) et des mesures organisationnelles (telles qu’un système d’identifiant / de mot de passe, des moyens de protection physique, etc.) ont été mis en place.

Nous stockerons vos DP uniquement pendant la période nécessaire aux fins exposées dans la présente Charte, ou conformément à ce qui est prévu par la loi applicable.

Vous avez le droit d’accéder à vos DP collectées par KLÉPIERRE et de les modifier, sous réserve des dispositions légales applicables.

Ces droits incluent :

• le droit d’obtenir des informations concernant le traitement de vos données à caractère personnel et l’accès aux données à caractère personnel vous concernant que nous conservons ;
• le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel à tout moment lorsque le traitement concerné est fondé sur le consentement. Veuillez noter, cependant, que nous pourrions toujours être autorisés à traiter vos données à caractère personnel si le traitement est fondé sur d’autres bases légales que le consentement, et notamment s’il est nécessaire à l’exécution du contrat de travail, s’il est nécessaire au respect d’une obligation légale ou règlementaire ou s’il est réalisé sur le fondement de notre intérêt légitime.
• Dans certaines circonstances, le droit de recevoir des données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et/ou de demander que nous transférions ces données à un tiers lorsque cela est techniquement possible. Veuillez noter que ce droit ne s’applique que pour les données à caractère personnel que vous nous avez fournies ;
• Le droit de demander que nous rectifions vos données à caractère personnel si elles sont inexactes ou incomplètes ;
• Le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel dans certaines circonstances. Veuillez noter qu’il existe des circonstances dans lesquelles vous pouvez nous demandez d’effacer vos données à caractère personnel mais pour lesquelles nous avons le droit de les conserver ;
• Le droit de vous opposer au, et le droit à demander la limitation du, traitement de vos données à caractère personnel dans certaines circonstances. A nouveau, il pourrait y avoir des circonstances dans lesquelles vous vous opposez au, ou vous nous demander de limiter le, traitement de vos données à caractère personnel mais nous sommes légalement autorisés à continuer le traitement de vos données à caractère personnel et/ou de refuser votre requête ; et
• Le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité nationale (dont les détails sont communiqués ci-dessus) si vous pensez qu’un ou plusieurs de vos droits ont été violé par notre société.
• Le droit de définir des directives quant au sort de vos données après votre mort

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant par le biais des coordonnées figurant dans la section « Nous contacter » ci-dessous.

Pour toute question ou des réclamations concernant le traitement de vos données à caractère personnel, nous vous invitons à vous adresser au Délégué à la Protection des Données par email à dpo@klepierre.com.

Vous avez le droit d’adresser une réclamation à l’autorité de contrôle compétente pour en traiter. Il s’agit pour la France de la :

Commission nationale de l’informatique et des libertés

3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris CEDEX 07

Tél : 01 53 73 22 22

La présente Charte est susceptible d’évolutions ou de modifications. Par conséquent, nous vous invitons à prendre régulièrement connaissance de la présente Charte telle que publiée sur le site corporate de l’entreprise, ou pour les collaborateurs sur l’Intranet ou le cas échéant le tableau d’affichage à destination du personnel de votre établissement.

Dans l’éventualité où s’appliqueraient des dispositions locales plus contraignantes que celles prévues par cette Charte, lesdites dispositions en découlant primeraient sur les clauses de la présente Charte.